Najlepsza poczta e-mail? Propozycje dla firm i osób prywatnych

Zakładanie własnego adresu e-mail wbrew pozorom jest bardzo poważną decyzją. Niestety wiele osób ją bagatelizuje, z czego po pewnym czasie rodzą się problemy. Czasami dotyczą one nieprzemyślanej nazwy, a innym razem niefunkcjonalnego serwisu. Archiwizowanie wiadomości e-mail może nie działać tak, jak powinno, a przychodzące wiadomości nie będą filtrowane. Wszystko to jednak da się łatwo uporządkować. Wystarczy do tego jedynie wybranie odpowiedniego serwisu pocztowego.

Dlaczego wybór poczty e-mail jest tak ważny?

Wybór usługi pocztowej jest istotny zarówno dla użytkowników prywatnych, jak i dla firm. W obu przypadkach skrzynka odpowiada za kreowanie Twojego wizerunku. Przemyślana, rozważna i stonowana nazwa to pewność, że odbiorca nie będzie nią zażenowany. Nie bez znaczenia jest też domena, na której znajduje się usługa pocztowa. Wizerunkowo najlepiej sprawdzają się adresy e-mail we własnej domenie. Dodają powagi wysyłanej wiadomości i zwiększają Twoją wiarygodność w sieci.

Jeśli nie zależy Ci na własnej domenie, to wiedz, że nawet darmowe konto może wyglądać profesjonalnie. Wystarczy tylko, że skorzystasz z cieszącego się zaufaniem systemu, a nie lokalnej strony oferującej skrzynki pocztowe. Zwykle nie wyglądają one dobrze. Co więcej, ich działanie również pozostawia często wiele do życzenia.

Szczególnie istotna jest funkcjonalność kont e-mail. Im łatwiej się je obsługuje, tym lepiej dla Ciebie. Istotna jest też aplikacja mobilna lub wersja serwisu przystosowana do mniejszych ekranów. Zwróć przy okazji uwagę na szereg funkcji dodatkowych. Dzięki nim usługa e-mail ułatwi Ci wykonywanie codziennych obowiązków.

Wszystko to pokazuje, jak istotny jest wybór odpowiedniego serwisu pocztowego oraz adresów e-mail. Wiele osób korzysta z jednego konta przez wiele lat, podając jego dane w sklepach czy urzędach. Pamiętaj, że Ty również będziesz obsługiwać je na co dzień. Poważnie zastanów się więc nad swoim wyborem. Oszczędzisz w ten sposób czas, który możesz stracić na późniejsze poszukiwania nowego, lepszego rozwiązania.

Poczta elektroniczna — na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Wyżej wymieniliśmy kilka kwestii, które są szczególnie ważne przy wyborze skrzynki e-mail. Teraz przyjrzymy się im bliżej, wyjaśniając, dlaczego są to sprawy kluczowe. Przeglądając oferty różnych serwisów, nie możesz tych spraw bagatelizować. Jeśli to zrobisz, w przyszłości może przynieść to szereg nieprzyjemnych konsekwencji. Mogą one dotyczyć:

• korzystania z poczty,
• obsługi skrzynki e-mail,
• sposobu postrzegania Cię przez osoby, z którymi będziesz korespondować.

Darmowa poczta czy płatne rozwiązanie?

Podstawowa kwestia to oczywiście cena. Nawet najlepsza darmowa poczta nie zaoferuje Ci adresu we własnej domenie bez płacenia. Z drugiej strony, nie każdy chce mieć prywatny adres i nie zawsze jest on niezbędny. Z doświadczenia możemy powiedzieć, że prędzej czy później jest on przydatny. Warto zastanowić się nad nim już na początku, ale ostateczna decyzja zależy od Ciebie.

1. Płatna poczta we własnej domenie

Wysłaną wiadomość e-mail odbiorca przeczyta niezależnie od tego, czy Twoje konto jest płatne, czy darmowe. Różnice jednak tkwią w szczegółach. Konta płatne, oferujące prywatną domenę, prezentują się o wiele atrakcyjniej. Indywidualna końcówka po znaczku @ wskazuje markę. Wzmacnia to renomę i zwiększa wiarygodność. Klient poczty tego typu pokazuje, że zależy mu na swoim wizerunku i dba o każdy jego aspekt.

Założenie skrzynki e-mail we własnej domenie nie jest skomplikowane i kosztowne. Wystarczy tylko kupić domenę oraz hosting, co często kosztuje zaledwie kilkanaście złotych miesięcznie. Nie musisz przy tym od razu zakładać swojej strony internetowej. Z poczty skorzystasz wygodnie w serwisie hostingowym. Możesz też podłączyć ją do zewnętrznego programu pocztowego.

Zaletą poczty we własnej domenie jest szereg usług dodatkowych. Hostingi często:

• odfiltrowują fałszywe wiadomości i spam;
• umożliwiają stworzenie wielu aliasów w jednej domenie;
• oferują przekierowania i catch-all (przechwytywanie wiadomości wysłanych na błędnie wpisany adres e-mail);
• zapewniają dużą pojemność skrzynek.

Wymieniliśmy tylko niektóre funkcjonalności, które w ofertach firm hostingowych pojawiają się najczęściej. Czasem jest też np. zapewnione:

• sprawdzanie pisowni maili,
• importowanie listy kontaktów i konta Facebook,
• możliwość założenia wielu kont e-mail w ramach jednego wykupionego hostingu.

Cena oraz pełna lista usług zależy od danego serwisu. Na rynku znaleźć można wiele bardzo tanich i atrakcyjnych opcji.

2. Darmowa poczta e-mail

Dla osób korzystających rzadziej ze swojego maila stworzona została darmowa alternatywa. Są to serwisy pocztowe, w których można założyć konto bez płacenia. Często skrzynki pocztowe znajdują się w:

• znanych witrynach informacyjnych, takich jak Onet, WP czy Interia;
• lokalnych portalach, obejmujące zasięgiem np. konkretne miasto czy region.

Wadą maili zakładanych w serwisach informacyjnych jest ich stosunkowo niewielka funkcjonalność. W skrzynce odbiorczej często pojawia się SPAM, nie ma też zbyt wiele miejsca do wykorzystania. Większość usługodawców nie oferuje dedykowanych aplikacji mobilnych. Logowanie przez stronę główną bywa natomiast uciążliwe np. za pośrednictwem smartfona. Problemem bywa brak responsywności. Oznacza to, że strona nie dostosowuje się do rozmiarów ekranu, na którym jest wyświetlana.

Jeszcze innym rozwiązaniem są oferty technologicznych gigantów. Oni również oferują swoim użytkownikom odrębną usługę pocztową. Przykłady takich usług to np.

• pocztowe konto Google (Gmail);
• poczta Yahoo.

W Polsce z poczty Yahoo nie korzysta zbyt wiele osób, ale Gmail uznawany jest za najlepsze rozwiązanie darmowe. Wszystko dzięki wysokiej funkcjonalności, możliwości zsynchronizowania maila z innymi narzędziami Google i pojemnemu dyskowi wirtualnemu. Pamiętaj jednak, że to wciąż skrzynka e-mail, w której za darmo nie dostaniesz własnej, unikatowej domeny. W ten sposób zatem trudno Ci będzie się wyróżnić, zwłaszcza jeśli myślisz o skrzynce służbowej.

Wiadomości e-mail muszą być bezpieczne

Kluczową sprawą jest bezpieczeństwo. Twoja skrzynka odbiorcza musi być w odpowiedni sposób zabezpieczona, podobnie jak przychodzące i wysyłane e-maile. Istotne tu są zarówno zaawansowane zabezpieczenia witryny, jak również blokowanie nadawców, którzy Cię niepokoją. Ponadto zwróć uwagę, czy usługodawca:

• dysponuje certyfikatem SSL na swojej stronie i skrzynce pocztowej;
• obsługuje SPF, DKIM i DMARC — to trzy mechanizmy, dzięki którym podszywanie się pod Twoją pocztę (i domenę) będzie niemożliwe;
• cieszy się dobrą reputacją.

Pamiętaj, że w wiadomościach e-mail często przesyłane są poufne informacje bądź dane osobowe. Muszą być dobrze zabezpieczone. Inaczej ściągniesz niebezpieczeństwo zarówno na siebie, jak i na osoby, z którymi korespondujesz.

Filtry poczty e-mail

Denerwujące reklamy i SPAM są niestety wszechobecne, a ochrona przed nimi wcale nie jest łatwa. Ich nadawcy wymyślają ciągle nowe sposoby, by docierać do nowych odbiorców i unikać różnorodnych filtrów antyspamowych. Właśnie dlatego warto wybrać pocztę, która upora się z wiadomościami-śmieciami bez większego problemu.

Atrakcyjną opcją związaną z filtrami są także rozbudowane foldery, które możesz tworzyć wewnątrz skrzynki pocztowej. Nawet jeśli dostajesz dziesiątki wiadomości dziennie, nie pogubisz się w nich i wszystko znajdzie swoje miejsce. Zazwyczaj skrzynki oferują osobny folder na SPAM, który możesz przeglądać, jeśli masz taką ochotę. Często dostępne jest osobne miejsce na zarchiwizowane wiadomości. Ustawiasz w tym przypadku datę wygaśnięcia wiadomości e-mail, po której system umieszcza ją w archiwum. Dzięki temu na głównym koncie masz tylko aktualne maile. Do tych starszych natomiast bez problemu możesz wrócić nawet po wielu tygodniach.

Aplikacje mobilne lub responsywne witryny

Odbieranie, czytanie i wysyłanie maili z dowolnego urządzenia to kluczowa sprawa. Wielu użytkowników żyje w ciągłym biegu i zajmuje się swoją korespondencją w najróżniejszych sytuacjach. Właśnie dlatego jest tak ważne, aby skrzynka e-mail działała na każdym urządzeniu podłączonym do internetu. Może się to odbywać na trzy sposoby:

• w przeglądarce internetowej;
• w dedykowanej aplikacji mobilnej;
• w programie/aplikacji pocztowej.

Usługi hostingowe z mailem we własnej domenie najczęściej oferują Webmail. To skrzynka otwierana w przeglądarce internetowej, która jest responsywna. Jej wygląd i budowa dostosowują się do Twojego urządzenia. Dzięki temu dobrze działają zarówno na laptopach, jak i tabletach czy smartfonach. Jednocześnie skrzynki te połączysz z zewnętrznym programem pocztowym czy aplikacją mobilną.

Raczej unikaj skrzynek, które nie są responsywne lub nie mają własnej aplikacji. Nawet jeśli można podpiąć je pod zewnętrzny program pocztowy, korzystanie z nich będzie uciążliwe. Jeśli bowiem program zawiedzie, możesz pozostać bez dostępu do własnego maila. Korzystanie z niego za pośrednictwem smartfona będzie bowiem bardzo utrudnione.

Pojemność skrzynki pocztowej oraz jej limity

Ostatnią kwestią jest pojemność skrzynki oraz rozmaite limity wprowadzane przez usługodawców. Im więcej miejsca masz do dyspozycji, tym więcej maili możesz przechowywać. Ważne jest też:

• to, jak „ciężkie” wiadomości jest w stanie wysłać i odebrać dana skrzynka.
• jaką maksymalną liczbę wiadomości w ciągu dnia możesz wysłać.

Adresy e-mail na własnej domenie najczęściej pokonują w tej kategorii wszystkie darmowe rozwiązania. Wynika to z faktu, że są przystosowane do działalności biznesowej. Ta z kolei często intensywnie eksploatuje skrzynki e-mail. W zależności od wybranego pakietu otrzymasz nawet:

• do kilkudziesięciu GB pojemności hostingu,
• możliwość wysłania nawet ponad 1000 maili dziennie.

Na kontach darmowych wartości te zwykle są kilkukrotnie niższe. Czasem zwiększyć je można poprzez dopłaty. Na podobnej zasadzie zdobędziesz też różne usługi premium. Nie zawsze jednak finansowo jest to bardziej opłacalne od prywatnej domeny.

Jakie są polecane poczty e-mail dla przedsiębiorców?

Jeśli chcesz założyć maila firmowego, to skup się raczej na skrzynce pocztowej we własnej domenie. Wielu hostingodawców oferuje pakiety pocztowe. Są one o wiele tańsze od zwykłego hostingu pozwalającego na założenie strony internetowej. Koszt witryny również nie jest zbyt wysoki, a za cały komplet zapłacisz zaledwie kilkanaście złotych miesięcznie.

W tej cenie dostajesz profesjonalnie wyglądającego maila we własnej domenie oraz szereg przydatnych funkcjonalności. Sprawdź wśród najciekawszych propozycji poczty e-mail na własnej domenie.

Wszystkie wymienione tam serwisy cieszą się dobrą reputacją i zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Są funkcjonalne, łatwe w obsłudze i atrakcyjne cenowo. Wszystkie obsługują Webmail, a ich witryny obsłużysz bez problemu na urządzeniach mobilnych.

Korzyści z poczty e-mail we własnej domenie

Wspominaliśmy już wyżej, że mail we własnej domenie to ogromna korzyść wizerunkowa. Przyjrzyjmy się więc bliżej szeregowi zalet, wynikających z zastosowania takiego rozwiązania.

1. Przede wszystkim mail na własnej domenie to oznaka wiarygodności. Wysyłając wiadomość ze spersonalizowanego adresu (prywatnego czy firmy), od samego początku gwarantujesz odbiorcy, że jesteś tym, za kogo się podajesz. W kontaktach biznesowych to szczególnie istotne. Świadczy o Twoim poważnym podejściu do kwestii prowadzenia interesów i przemyślanym funkcjonowaniu w obrębie danej działalności.
2. Mail na własnej domenie to budowanie marki i promocja Twojej osoby, marki, firmy czy usługi. Te je reprezentujesz, wysyłając wiadomości z takiej skrzynki. Poziom komunikacji i wysoka kultura wypowiedzi wpływają pozytywnie na marki powiązanej z domeną.
3. Nie bez znaczenia jest też oczywiście funkcjonalność spersonalizowanej skrzynki mailowej. Hostingi oferują rozbudowaną paletę usług, które często nie są dostępne w darmowych serwisach. Dzięki nim możesz stworzyć wiele aliasów, ale także kilka różnych skrzynek (zależnie od planu, który wybierzesz). Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy możecie reprezentować daną markę, jednocześnie wygodnie dzieląc pocztę na poszczególne działy. To spore ułatwienie w kwestii zarządzania i organizacji pracy przedsiębiorstwa.

Polecane poczty e-mail dla użytkowników prywatnych

Jeśli nie interesuje Cię e-mail we własnej domenie, możesz skorzystać z darmowej skrzynki w najpopularniejszych serwisach. Mediapanel w 2020 roku opublikował zestawienie najbardziej lubianych przez Polaków dostawców. Zgodnie z wynikami badania, najwięcej użytkowników gromadzą:

• Gmail – 36,02%;
• Wp.pl – 22,03%;
• Onet.pl – 13,26%.

Jak wspominaliśmy już wcześniej, usługa od Google przoduje i trudno się temu dziwić. Łatwo zsynchronizujesz ją z kalendarzem czy utworzysz za jej pośrednictwem spotkanie wideo. Przy okazji zakładania konta dostajesz też dostęp do Dysku Google z 15 GB pojemności. Tyle zapewne Ci wystarczy, jeśli korzystać będziesz z niego tylko do celów prywatnych.

Miejsca drugie i trzecie na podium to skrzynki w popularnych serwisach informacyjnych. Nie mają swoich wersji mobilnych i raczej lepiej sprawdzą się u osób sporadycznie używających maila. Jednym z ich głównych problemów jest dość duża ilość SPAMu.

Alternatywnym rozwiązaniem jest Yahoo Mail oraz mniej popularny w Polsce Zoho Mail. Oba są darmowe i działają na podobnej zasadzie. Funkcjonują na międzynarodowym rynku od wielu lat. Cieszą się zaufaniem i oferują szereg przydatnych funkcji. Mają odpowiednie zabezpieczenia i skuteczne filtry antyspamowe.